Cahier des charges de nettoyage : une fiche pour vos locaux

Un cahier des charges de nettoyage décrit les zones à entretenir, les tâches prévues et les conditions de passage. Il doit permettre au responsable des locaux et à l’entreprise de comprendre la même chose. « Nettoyer les bureaux » reste trop vague : les tables encombrées, les écrans, les cloisons vitrées ou le réassort du savon peuvent être interprétés différemment.

Pour vos bureaux ou locaux professionnels à Genève, partez d’une fiche par zone. Vous pourrez l’utiliser pendant la visite, la joindre à la demande de devis, puis conserver la version convenue pour le suivi. Le modèle ci-dessous aide à rédiger cette fiche ; il ne remplace pas les conditions du contrat.

Faire le tour des locaux avant de rédiger

Relevez les pièces accessibles et leur usage : accueil, postes de travail, salle de réunion, sanitaires, kitchenette, réserve. Notez les revêtements et les surfaces fragiles. Une surface totale ne dit pas combien de sanitaires sont présents ni quelles pièces restent occupées le soir.

Identifiez aussi les tâches que vos équipes assurent déjà. Qui débarrasse les tasses ? Qui range les marchandises ? Qui retire les documents des tables ? Le prestataire doit savoir dans quel état il trouvera chaque zone. Pour séparer les passages réguliers des travaux ponctuels, consultez le guide des types de nettoyage des locaux professionnels.

La fiche à compléter pour chaque zone

Vous pouvez reprendre ces rubriques dans un document partagé ou les imprimer pour la visite. Conservez une ligne par tâche lorsque plusieurs opérations ont des rythmes différents dans la même pièce.

• Zone et surface : nom de la pièce, surface approximative et revêtement concerné.
• Tâche attendue : action précise sur un élément identifié, plutôt qu’une mention générale « entretien complet ».
• Rythme et créneau : jours envisagés, opérations périodiques et moments où la zone est disponible.
• Préparation : surfaces à dégager, objets à ne pas déplacer et personne chargée de les ranger.
• Fournitures : qui apporte les produits, le matériel, les sacs et les consommables éventuels. Si du matériel reste sur place, faites désigner son emplacement et les personnes autorisées à y accéder. Vérifiez avec le prestataire que cet espace convient aux produits prévus et à leurs consignes de stockage ; une réserve alimentaire ou un passage ne doit pas servir de rangement par défaut. Précisez aussi qui libère cet emplacement et à qui signaler un manque de place ou un accès fermé. Si aucun stockage n’est possible, faites confirmer que le matériel sera apporté et repris à chaque visite. Cette organisation se décide avant le premier passage.
• Contrôle : point observable après le passage et interlocuteur à prévenir si la tâche n’a pas pu être faite.

Si une information manque, notez « à confirmer lors de la visite » plutôt que de fixer une exigence au hasard. Pour choisir les jours, appuyez-vous sur l’occupation réelle ; le guide de la fréquence de nettoyage des bureaux traite cette question séparément.

Exemple : décrire l’entretien d’une kitchenette

La ligne « nettoyer la cuisine » peut couvrir des prestations très différentes. Une rédaction plus précise serait : « Nettoyer le plan de travail dégagé et l’évier, vider la corbeille désignée et laver le sol avec une méthode adaptée au revêtement. » Il reste ensuite à convenir des jours et du créneau.

Ajoutez les limites : vaisselle rangée par les utilisateurs avant le passage, documents et effets personnels laissés en place. L’intérieur du réfrigérateur ou du four à micro-ondes ne doit pas être supposé inclus ; inscrivez ces tâches séparément si vous les souhaitez.

Au contrôle, décrivez ce qui peut être observé : plan dégagé sans résidu visible, évier nettoyé, corbeille vidée selon le programme. Ne demandez pas au nettoyage de faire disparaître une rayure ou une dégradation du revêtement. Cet exemple est à adapter à vos installations, pas à recopier comme une prestation déjà acceptée.

Consommables : qui commande, qui remplit, qui signale un manque ?

Le nettoyage d’un sanitaire et le remplissage de ses distributeurs sont deux tâches distinctes. Pour le savon, le papier et les sacs, écrivez qui achète les recharges et qui les met en place. Si votre entreprise conserve les achats, précisez où se trouve le stock accessible au prestataire. Si vous souhaitez lui confier la fourniture, faites confirmer les références, les quantités et les conditions de facturation avant le démarrage.

Identifiez les distributeurs concernés : modèle, type de recharge accepté et éventuel moyen d’ouverture. Une recharge disponible dans l’immeuble n’est pas forcément compatible avec chaque appareil. Ne faites pas changer de produit ou de format sans accord du responsable, notamment lorsque le fabricant impose une référence. Un distributeur bloqué ou cassé doit être signalé ; son remplacement ne fait pas partie du réassort courant.

Définissez ensuite un repère de commande adapté à votre site. Ce peut être un nombre de recharges restantes à convenir, plutôt qu’une formule vague comme « prévenir quand il n’y en a presque plus ». Ce repère dépend de la consommation, du délai d’approvisionnement et de l’espace de stockage. Notez à qui le manque est signalé et qui confirme la commande. Un simple signalement ne signifie pas que l’achat a été effectué.

Prévoyez aussi ce qui se passe entre deux visites. Dans des bureaux, un commerce, un cabinet ou un fitness, un distributeur peut se vider après le passage de l’équipe. Désignez la personne sur place qui peut vérifier le stock et intervenir selon les consignes. Le réassort prévu lors du nettoyage ne constitue pas une surveillance permanente des sanitaires.

Une ligne de fiche peut ainsi indiquer : « Vérifier les distributeurs désignés lors du passage, compléter avec les recharges compatibles disponibles et signaler au responsable toute rupture ou anomalie. » Ajoutez séparément le fournisseur du stock et le repère de commande retenu. Vous pourrez distinguer une tâche non réalisée d’un manque de fournitures ou d’un appareil défectueux.

Adapter les consignes à l’activité

Dans une boutique, ajoutez une consigne sur les présentoirs : parties accessibles à traiter, marchandises à laisser en place et préparation par le personnel du magasin. Notez les livraisons et l’heure à laquelle le sol doit pouvoir être utilisé. La page nettoyage de boutiques et commerces précise les zones à examiner.

Pour un cabinet, identifiez les pièces autorisées et celles qui restent réservées. Faites transmettre les exigences particulières par le responsable, sans joindre de dossier patient à la demande. L’entretien de l’accueil ou des sanitaires n’inclut pas, par défaut, les instruments, les déchets de soins ou un protocole médical.

Dans un fitness, séparez les sols, les vestiaires, les douches et les surfaces des appareils. Indiquez les consignes des fabricants pour les équipements concernés. Leur nettoyage extérieur ne signifie pas démontage ou maintenance. Ces précisions évitent de confondre entretien des locaux et intervention technique.

Préparer les accès sans diffuser les codes

Dans la fiche de consultation, indiquez seulement les modalités : accès par badge, présence d’un responsable, zones fermées ou alarme à gérer. Les codes et les clés se transmettent ensuite au contact désigné, par un moyen convenu. Ils n’ont pas leur place dans un formulaire de devis ou un document envoyé à plusieurs entreprises.

Si une pièce reste occupée ou inaccessible le soir

Pour un nettoyage de bureaux le soir, prévoyez une consigne applicable quand une réunion se prolonge ou qu’une porte reste fermée. Désignez un contact et précisez comment le joindre pendant le créneau. S’il n’est plus sur place, convenez à l’avance des décisions que l’équipe peut prendre sans attendre sa réponse.

Une salle occupée peut être laissée de côté pendant le nettoyage des autres zones autorisées, si cette organisation est possible. Cela ne signifie pas que l’intervenant pourra attendre indéfiniment ou revenir après son départ. Fixez avec le prestataire la suite à donner : traiter la salle plus tard dans le même passage, reporter la tâche ou faire confirmer un autre créneau. Les conséquences éventuelles sur le prix doivent être précisées, pas découvertes après coup.

Si un badge ne fonctionne pas, l’équipe doit savoir qui contacter et où attendre une instruction. Ne prévoyez ni entrée par une zone interdite ni désactivation improvisée d’une alarme. Les essais d’accès et la transmission des consignes se font avec la personne habilitée, avant le premier passage lorsque c’est possible. La fiche partagée décrit cette procédure sans contenir les codes.

Enfin, faites distinguer dans le compte rendu les zones nettoyées et celles restées inaccessibles, avec la raison du report. Une mention comme « salle de réunion occupée au créneau prévu » suffit, sans nom des participants ni détail de la réunion. Le responsable peut alors confirmer la prochaine intervention. Si la situation se répète, revoyez le créneau de cette pièce plutôt que de la laisser disparaître du programme.

Conserver une version commune après la visite

Reportez les corrections de la visite sur la fiche : tâche retirée, surface ajoutée, matériel à prévoir ou créneau modifié. Datez cette version et rapprochez-la du devis. Les options encore en discussion doivent rester identifiables, avec leur éventuel coût à confirmer.

Au démarrage, utilisez ce document pour signaler une difficulté précise : zone, tâche prévue et constat. Si le besoin change, faites valider la nouvelle ligne plutôt que d’accumuler des consignes orales. Pour préparer le nettoyage de vos bureaux et locaux professionnels, transmettez à DIO-NET la commune, la surface, l’activité et cette première liste. Vous pouvez demander un devis même si certains points restent à vérifier sur place.